Biroja atjaunošana svētku laikā: kā plānot mēbeļu nomaiņu, lai darbs neapstātos

Decembra beigās birojā parasti ir vismazāk cilvēku. Daļa komandas ir atvaļinājumā, sapulču ir mazāk, un jauni projekti gaida janvāri. Tāpēc svētku periods bieži kļūst par ērtu laiku, kad plānota biroja atjaunošana: var nomainīt darba galdus, pārkārtot zonas vai iekārtot vietas sarunām, netraucējot ikdienas darbu.

Taču, lai pēc Jaunā gada komanda atgrieztos sagatavotā birojā, lēmumi jāpieņem daudz agrāk, nekā šķiet. Šajā rakstā atradīsiet praktisku plānu: kad ko pasūtīt, ko var nomainīt dažās dienās un kā sagatavoties, lai pirmā darba diena pēc svētkiem nepaietu, meklējot savas mantas un pievienojot datorus.

Visbiežākā kļūda ir plānot no pasūtījuma dienas, nevis no datuma, kad birojam jābūt gatavam. Ērtāk ir skaitīt atpakaļ no pirmās darba dienas pēc Jaunā gada:

• Montāža – darba dienās starp svētkiem. Nelielā birojā montāža var ilgt līdz nedēļai, lielākā – 1–2 nedēļas.
• Ražošana un piegāde – standarta kolekciju mēbelēm parasti 5–8 nedēļas, individuāli izgatavotām – ilgāk.
• Lēmumu apstiprināšana un pasūtījuma noformēšana – 1–2 nedēļas.
• Vajadzību apspriešana, mērījumi, telpas plānojums un komerciālais piedāvājums – 2–5 nedēļas.

Saskaitot visus posmus, svētku atjaunošanu vērts sākt plānot aptuveni 3–4 mēnešus iepriekš, bet lielākam vai sarežģītākam projektam – vēl agrāk. Pasūtījumu ieteicams apstiprināt ne vēlāk kā oktobra beigās.

Pirms svētkiem jāņem vērā vēl divas lietas. Pirmkārt, gada beigās pieprasījums pēc montāžas pieaug, jo arvien vairāk uzņēmumu vēlas pabeigt atjaunošanas darbus līdz Jaunajam gadam, tāpēc brīvu montāžas dienu paliek mazāk. Otrkārt, svētkos atvaļinājumā dodas arī materiālu piegādātāji, tāpēc materiāli ražošanai jāpasūta agrāk nekā parasti. Šo iemeslu dēļ pasūtījumu vērts apstiprināt pēc iespējas agrāk, bet telpas sagatavot laikus.

Ja lēmumi vēl nav pieņemti un līdz svētkiem palikuši mazāk nekā divi mēneši, lielākai atjaunošanai laika, visticamāk, vairs nepietiks. Šādā gadījumā svētkos vērts nomainīt tikai to, ko piegādātājs apstiprina spējam piegādāt laikā, bet pārējos darbus pārcelt uz janvāri.

Ar piegādātāju vērts noskaidrot arī to, no kura brīža tiek skaitīts ražošanas termiņš: no līguma parakstīšanas, avansa saņemšanas vai rasējumu un materiālu galīgās apstiprināšanas. Sīkāk par visiem posmiem un budžetu rakstījām rakstā Biroja iekārtošana 2027. gadā: mēbeļu izmaksas un budžeta plānošana.

Montāža norit raiti tad, kad telpa tai ir sagatavota. Dažas lietas, ko vērts sakārtot pirms svētkiem:

• Darbinieku mantas. Nedēļu pirms svētkiem palūdziet komandai salikt personīgās mantas marķētās kastēs. Visbiežāk pazūd tieši nemarķētas mantas.
• Datori un ekrāni. Vienojieties, kas tos atvienos un no jauna pievienos. Noderīgi atzīmēt, kāds aprīkojums bija pie kuras darba vietas.
• Ēka. Saskaņojiet kravas lifta, iebraukšanas un apsardzes darba laiku svētku laikā. Ēkas administrācija šajā laikā bieži strādā īsāk.
• Izmēri. Pārbaudiet durvju, gaiteņu un lifta izmērus, īpaši, ja vedīsiet lielas galda virsmas vai akustiskās kabīnes.
• Vecās mēbeles. Laikus izlemiet, kas paliek, kas tiek pārvietots uz citu zonu un kas tiek izvests. Lietošanai derīgus galdus un skapjus var pārdot vai atdot skolām un sabiedriskām organizācijām, taču tam vajag laiku.

Pēdējais punkts ir svarīgs ne tikai kārtības dēļ. Eiropas Vides biroja (EEB) pasūtītā pētījumā konstatēts, ka ES katru gadu tiek izmesti aptuveni 10 miljoni tonnu mēbeļu un lielākā daļa no tām tiek sadedzināta vai nonāk poligonos. Daļu mēbeļu, kas jūsu birojam vairs neder, citi var izmantot vēl daudzus gadus.

Atjaunošana attaisnojas tikai tad, ja pirmajā darba dienā pēc svētkiem cilvēki var uzreiz sākt strādāt. Lai tā notiktu:

• pēdējā darbu dienā apstaigājiet biroju: vai visi galdi paceļas un nolaižas, vai ekrāni ir pievienoti, vai iepakojums ir izvests;
• nosūtiet komandai īsu ziņu: kas ir mainījies, kur kas atrodas un kā izmantot jaunās zonas;
• pirmajās dienās parādiet darbiniekiem, kā noregulēt galdu un krēslu. Tas aizņem dažas minūtes, bet daudz nosaka, vai jaunās mēbeles tiks izmantotas tā, kā plānots. To var izdarīt arī ERGOLAIN komanda;
• pēc 2–3 nedēļām pajautājiet darbiniekiem, kas darbojas labi un ko vajadzētu uzlabot.

Svētku periods ir piemērots biroja atjaunošanai, jo vairākas dienas pēc kārtas telpa stāv gandrīz tukša. Taču pati montāža aizņem neilgu laiku, bet lielākā daļa darba notiek krietni agrāk: plānojums, pasūtījums, vienošanās ar ēkas administrāciju un komandu. Ja laika palicis maz, svētkos atjaunojiet to, kas ir svarīgākais, bet pārējos darbus plānojiet nākamajam posmam – tā birojs mainīsies pakāpeniski, bet darbs neapstāsies.

Ja plānojat atjaunot biroju svētku laikā vai nākamā gada sākumā, ERGOLAIN dizaineri palīdzēs novērtēt telpu, sagatavot plānojumu un saskaņot ražošanas un montāžas grafiku. Sākt varat ar telpas plānojuma pieprasījumu.