Hibrīdais birojs: cik darba vietu patiesībā vajag un kā tās plānot

Rudenī daudzi uzņēmumi plāno nākamā gada budžetu un atkal atgriežas pie tā paša jautājuma: vai birojā tiešām vajag tik daudz galdu, cik ir darbinieku? Hibrīdais birojs ir kļuvis par ikdienu – cilvēki daļu nedēļas strādā no mājām, daļu birojā. Tomēr mēbeļu un telpu plānojums bieži vien joprojām balstās uz principu „viens cilvēks – viens galds”.

Rezultāts daudziem ir pazīstams: piektdien puse biroja ir tukša, bet otrdien pietrūkst gan darba vietu, gan brīvas sanāksmju telpas. Šajā rakstā aplūkojam, ko rāda jaunākie biroju noslogojuma dati, kā aprēķināt savas vajadzības un kādi risinājumi palīdz telpai pielāgoties.

Ar vispārīgu pētījumu skaitļiem nepietiek, jo katra uzņēmuma darba ritms ir atšķirīgs. Savas vajadzības var novērtēt četros soļos.

1. Apkopojiet datus vismaz par 4–6 nedēļām: cik cilvēku katru dienu patiešām ierodas birojā. Šim nolūkam der darba vietu rezervēšanas sistēma, piekļuves karšu dati vai pat vienkārša tabula.
2. Nosakiet noslogotāko dienu un cilvēku skaitu tajā. Piemēram, uzņēmumā ar 60 darbiniekiem otrdienās birojā strādā 45 cilvēki.
3. Pieskaitiet 10–15 % rezervi viesiem, jaunajiem darbiniekiem un negaidīti noslogotām dienām. Šajā piemērā iznāk aptuveni 50–52 darba vietas.
4. Ņemiet vērā komandu vienošanās. Ja vairākas komandas nolemj būt birojā vienā un tajā pašā dienā, noslogojums var būt lielāks, nekā rāda kopējie dati.

Aprēķinot ņemiet vērā arī sezonalitāti. Vasarā un svētku laikā birojā parasti ir mazāk cilvēku, tāpēc šajā laikā savāktie dati var uzrādīt mazāku vajadzību, nekā tā ir patiesībā. Precīzāku ainu iegūsiet rudenī vai pavasarī, kad darba ritms ir ierasts.

Piemērā iegūtā attiecība ir aptuveni 1,2 darbinieki uz vienu darba vietu. Tas atbilst kopējai tendencei: saskaņā ar CBRE datiem 48 % organizāciju tagad tiecas uz attiecību 1,01–1,49 darbinieki uz vienu vietu (2024. gadā – 21 %), bet to organizāciju īpatsvars, kas tiecas uz attiecību virs 1,5, ir samazinājies no 62 % līdz 33 %. Uzņēmumi izvēlas mērenāku darba vietu koplietošanu, lai noslogotākajās dienās nevienam nepietrūktu vietas.

Atbrīvotā vieta nav tikai kvadrātmetri, no kuriem var atteikties. Bieži to ir vērts pārvērst telpās, kuru hibrīdajam darbam visbiežāk pietrūkst.

HubStar dati šeit ir ļoti uzskatāmi: 64 % sanāksmju notiek telpās, kas paredzētas līdz četriem cilvēkiem. Tikmēr zālēs, kas paredzētas vairāk nekā 17 cilvēkiem, notiek mazāk nekā 4 % sanāksmju, un, kad tās tiek izmantotas, tās vidēji ir aizpildītas tikai par 11,6 %. Slēgto darba vietu īpatsvars divos gados pieauga no 4 % līdz 10 %.

Tas parāda, kāpēc cilvēki nāk uz biroju: lai apspriestos ar komandu, sarīkotu īsu sanāksmi vai videozvanu un mierīgi koncentrētos. Tāpēc, plānojot hibrīdo biroju, apsveriet:

• nelielas sanāksmju telpas 2–4 cilvēkiem;
• akustiskās kabīnes zvaniem un videosarunām;
• kopdarba zonas ar lielākiem galdiem un mīkstajām mēbelēm;
• klusās zonas darbam, kam nepieciešama koncentrēšanās.

Plānojot šīs zonas, svarīgi neaizmirst par akustiku. Kad birojā kļūst arvien vairāk videozvanu, runāšanas vietām jābūt nodalītām no klusā darba zonām – citādi pat labi plānots birojs kļūs trokšņains. Akustiskās kabīnes, mīkstās mēbeles ar augstām atzveltnēm un starpsienas starp galdiem palīdz skaņai neizplatīties pa visu telpu.

Mazāks galdu skaits vēl nenozīmē mazākas izmaksas. Daļa ietaupīto līdzekļu parasti tiek novirzīta sanāksmju telpām, akustiskajiem risinājumiem, skapīšiem un ērtākām darba vietām. Atšķirība ir tā, ka šis ieguldījums tiek izmantots visu nedēļu, nevis stāv tukšs piektdienās.

Praktiska pieeja – plānot budžetu pa posmiem. Vispirms sakārtojiet to, kas traucē visvairāk, piemēram, sanāksmju telpu vai zvanu vietu trūkumu. Pēc dažiem mēnešiem vēlreiz pārskatiet noslogojuma datus un tikai tad lemiet, vai jāmaina darba vietu skaits.

Plānojot nākamā gada budžetu, ir vērts nodalīt divas daļas: darba vietas, kuru skaitu nosakāt pēc noslogotākās dienas, un kopīgās telpas, no kurām ir atkarīgs, vai cilvēki labprāt nāk uz biroju. Plašāk par izmaksām rakstījām rakstā „Biroja iekārtošana 2027. gadā: mēbeļu izmaksas un budžeta plānošana”.

Kāda darba vietu un darbinieku attiecība der hibrīdajam birojam?

Universālas attiecības nav, taču lielākā daļa organizāciju izvēlas mērenu koplietošanu – no 1,01 līdz 1,49 darbiniekiem uz vienu darba vietu. Precīzo skaitu ir vērts noteikt pēc sava biroja noslogotākās dienas, pieskaitot 10–15 % rezervi.

Vai koplietojamas darba vietas der visām komandām?

Nē. Tās labi darbojas, ja darbinieki birojā nav katru dienu un strādā ar klēpjdatoru. Komandām, kas katru dienu izmanto specifisku aprīkojumu vai daudz dokumentu, parasti ērtāk ir pastāvīgas darba vietas.

Kā uzzināt sava biroja reālo noslogojumu?

Datus ir vērts vākt vismaz 4–6 nedēļas. Var izmantot darba vietu rezervēšanas sistēmu, piekļuves karšu datus vai katru dienu pierakstīt, cik cilvēku strādā birojā. Svarīgi redzēt atšķirības starp nedēļas dienām, nevis tikai vidējo rādītāju.

Vai, samazinot galdu skaitu, var ietaupīt?

Bieži tiek ietaupīta vieta, bet ne vienmēr nauda. Atbrīvoto platību daudzi uzņēmumi pārvērš sanāksmju telpās, klusajās zonās vai kopdarba telpās. Tas ir ieguldījums telpā, kas tiek izmantota aktīvāk.

Kādas mēbeles der koplietojamām darba vietām?

Regulējama augstuma galdi, ergonomiski krēsli ar vienkāršu regulēšanu, slēdzami skapīši personīgajām mantām un modulāras galdu kombinācijas. Svarīgi, lai katra darba vieta būtu vienlīdz ērta jebkuram darbiniekam.