Sanāksmju telpas iekārtošana: kā plānot nelielu telpu 2–6 cilvēkiem, lai to patiešām izmantotu

Daudzos birojos atkārtojas viena un tā pati situācija: liela sanāksmju zāle pusi dienas stāv tukša, bet divi kolēģi, kuriem jāapspriežas, meklē brīvu stūri virtuvē vai gaitenī. Hibrīddarba laikā sanāksmes ir kļuvušas mazākas, īsākas un biežākas, tāpēc sanāksmju telpas iekārtošana šodien biežāk nozīmē nevis vienu lielu zāli, bet vairākas nelielas telpas.

Šajā rakstā aplūkojam, kam pievērst uzmanību, plānojot telpu 2–6 cilvēkiem: cik šādu telpu vajag, kāda izmēra galds un telpa ir piemēroti, kādus krēslus izvēlēties un kā parūpēties par akustiku un apgaismojumu.

Viena skaitļa, kas derētu visiem birojiem, nav. Tas atkarīgs no tā, kā strādā komanda: cik notiek iekšējo sanāksmju, cik tikšanos ar klientiem un cik sarunu notiek attālināti. Praktiskāk ir sākt ar novērošanu: divas vai trīs nedēļas pierakstiet, cik cilvēku patiesībā piedalās sanāksmēs un cik ilgi esošās telpas ir aizņemtas.

Visbiežāk izrādās, ka lielākajai daļai sanāksmju pietiek ar 2–4 vietām. Tad vienas lielas telpas vietā ir vērts iekārtot vairākas mazākas:

• telpas 2–3 cilvēkiem īsām sarunām, individuālām tikšanās reizēm un video zvaniem;
• telpas 4–6 cilvēkiem komandas sanāksmēm, darbam pie projektiem un tikšanās reizēm ar klientiem;
• vienu lielāku zāli kopsapulcēm, ja tās notiek regulāri.

Vienvietīgās akustiskās kabīnes pilda citu funkciju – tās paredzētas viena cilvēka telefonsarunām un video zvaniem. Plašāk par tām rakstījām rakstā par troksni atvērtā birojā. Ja plānojat biroju hibrīddarbam, sanāksmju telpu vajadzību ir vērts vērtēt kopā ar darba vietu skaitu – par to lasiet rakstā par hibrīdā biroja plānošanu.

Krēslus sanāksmju telpai bieži izvēlas pēc izskata, jo šķiet, ka uz tiem sēž neilgi. Taču projekta apspriešana vai darba sesija var ilgt stundu un ilgāk, tāpēc ērtība šeit ir ne mazāk svarīga kā pie darba galda.

Izvēloties ir vērts ņemt vērā dažas lietas:

• Sanāksmju ilgumu. Īsām sarunām piemēroti viegli krēsli ar četrām kājām vai slīdņa pamatni. Garākām sanāksmēm ērtāki ir krēsli ar grozāmu pamatni, mīkstu sēdekli un roku balstiem.
• Vietu. Nelielā telpā krēslam jābūt viegli pārvietojamam, un roku balstiem jāietilpst zem galda. Pirms pirkšanas ir vērts pārbaudīt roku balstu augstumu un galda rāmja konstrukciju.
• Interjeru. Sanāksmju telpa bieži ir pirmā telpa, ko redz klients, tāpēc krēsliem jāsaskan ar biroja kopējo stilu.
• Kopšanu. Izvēlieties viegli tīrāmu polsterējumu, īpaši, ja sanāksmēs bieži dzer kafiju.

Daži sanāksmju krēslu piemēri pēc stila un pielietojuma:

Visus sanāksmju krēslus atradīsiet sanāksmju telpas krēslu kategorijā. Ja šaubāties, kurš būs piemērots jūsu telpai, ERGOLAIN dizaineri palīdzēs salīdzināt vairākus modeļus un izvēlēties piemērotāko.

Sanāksmju telpas atrašanās vieta nosaka, cik bieži to izmantos. Daži principi, kuriem ir vērts sekot:

• Telpas tikšanās reizēm ar klientiem iekārtojiet tuvāk ieejai vai reģistratūrai, lai viesiem nebūtu jāiet cauri visai darba zonai.
• Telpas komandas sanāksmēm plānojiet blakus šo komandu darba vietām. Ja telpa atrodas biroja otrā galā, īsām apspriedēm to neviens neizmantos.
• Neizvietojiet nelielas telpas blakus klusā darba zonām – pat labi iekārtotā telpā daļa skaņas sasniedz apkārtni.
• Vairākas nelielas telpas izvietojiet dažādās biroja vietās, nevis koncentrējiet vienuviet.

Plānojot jaunu biroju vai atjaunojot esošo, sanāksmju telpu izvietojumu ir vērts vērtēt kopā ar visu plānojumu. Provizorisko mēbeļu summu varat aprēķināt ERGOLAIN kalkulatorā.

Nelielu sanāksmju telpu izmanto tad, ja tā ir tuvu, tajā ir ērti sēdēt, labi dzirdēt un viegli pievienoties video sanāksmei. Tam nevajag lielu platību – pietiek ar precīzi izvēlētu galdu, ērtiem krēsliem un dažiem akustiskiem risinājumiem.

Ja plānojat iekārtot vai pārkārtot sanāksmju telpas, ERGOLAIN dizaineri palīdzēs novērtēt telpu un izvēlēties galdus, krēslus un akustiskos risinājumus atbilstoši tam, kā strādā jūsu komanda.