Video zvani un troksnis atvērtā birojā: kā plānot telpu, lai sarunas netraucētu citiem

Atvērtā birojā visvairāk traucē nevis zvanošs telefons vai skaļi smiekli, bet gan mierīga kolēģa balss, kad viņš jau trešo reizi šorīt pieslēdzas video zvanam. Tieši runa, nevis kopējais skaņas līmenis, visvairāk nosaka, vai troksnis atvērtā birojā traucē strādāt.

Lielākā daļa atvērto biroju tika plānoti laikā, kad sarunas notika sanāksmju telpās. Tagad daļa sanāksmju notiek turpat pie darba galda, tāpēc telpai vienlaikus jāder diviem atšķirīgiem darba veidiem: runāšanai un koncentrētam darbam. Šajā rakstā aplūkojam, kā tos savienot, plānojot telpu un mēbeles.

Pirms izvēlēties mēbeles, vērts parēķināt. „Microsoft” 2025. gada darba tendenču pētījums parādīja, ka 57 % sanāksmju ir neplānoti zvani bez ielūguma kalendārā. Citiem vārdiem, vairāk nekā puse sarunu sākas spontāni, un cilvēks tās sāk tur, kur tajā brīdī sēž.

Tāpēc vietu vajadzību sarunām vislabāk vērtēt pēc komandas reālajiem paradumiem:

• cik cilvēku vidēji strādā birojā vienā dienā;
• cik no viņiem dienā ir vairāki zvani (pārdošanas un klientu apkalpošanas speciālisti, projektu vadītāji);
• cik ilgi ilgst parasta saruna – 10 minūtes vai stundu;
• kuras dienas stundas ir noslogotākās.

Vērts pievērst uzmanību arī laikam. Tas pats pētījums rāda, ka puse sanāksmju notiek no plkst. 9 līdz 11 un no plkst. 13 līdz 15. Tieši tad vietu sarunām pietrūkst visbiežāk, tāpēc rēķināt vajag pēc maksimālās noslodzes stundām, nevis pēc dienas vidējā rādītāja.

Kā sākotnējo orientieri var izmantot vienu vietu sarunām aptuveni desmit cilvēkiem, kas tajā dienā strādā birojā, un precīzo skaitu pielāgot komandas darba specifikai. Kā aprēķināt kopējo darba vietu skaitu, aplūkojām rakstā par hibrīdā biroja plānošanu.

Pat ja kabīņu ir pietiekami, daļa sarunu tik un tā notiks pie galdiem. Tāpēc telpu vērts sadalīt pēc tā, cik daudz tajā runā.

• Aktīvā zona – komandām, kas daudz sazinās pa tālruni vai video zvanos. To labāk plānot tuvāk ieejai, virtuvei vai sanāksmju telpām.
• Pārejas zona – sadarbības vietas, augsti galdi un mīkstās mēbeles īsām apspriedēm.
• Klusā zona – tālāk no ejām, paredzēta darbam, kam vajag koncentrēšanos.

Plānojot zonas, vērts aprunāties ar pašām komandām. Bieži izrādās, ka visvairāk runājošie cilvēki sēž pašā telpas vidū tāpēc, ka tur bija brīvas vietas, nevis tāpēc, ka tā ir ērtāk strādāt. Neliela pārsēšanās dažreiz dod vairāk nekā jaunas mēbeles.

Kā buferi starp zonām darbojas skapji, plaukti, akustiskās starpsienas vai kabīnes. Arī attālums palīdz, taču ar to vien bieži nepietiek: telpā bez skaņu absorbējošām virsmām runa paliek saprotama krietni tālāk nekā līdz blakus galdam.

Telpa darbojas vislabāk, ja komanda vienojas, kā to izmantot. Noteikumiem jābūt īsiem un skaidriem:

• īss, dažu minūšu zvans pie galda – ar austiņām ar mikrofonu un klusinātu balsi;
• garāka saruna vai sanāksme, kurā daudz runājat, – kabīnē vai telpā;
• klusajā zonā zvanu nav;
• kabīnes rezervēt tikai garākām sarunām, lai īsajām paliktu brīvas vietas.

Cilvēki parasti ir gatavi mainīt paradumus. Jau minētajā aptaujā 72 % atvērto biroju darbinieku piekrita runāt klusāk, ja par to brīdinātu gaismas signāls – trokšņa indikators (Di Blasio u. c., 2019). Skaidra vienošanās un vienkāršs atgādinājums bieži darbojas labāk nekā stingri aizliegumi.

Cik akustisko kabīņu vajag birojam?

Vienota standarta nav. Kā orientieri var izmantot vienu vietu sarunām aptuveni desmit cilvēkiem, kas tajā dienā strādā birojā. Ja komandā ir daudz pārdošanas un klientu apkalpošanas speciālistu vai projektu vadītāju, vietu vajag vairāk. Visprecīzāk vajadzību parādīs dažu nedēļu novērojumi: cik zvanu notiek un cik ilgi tie ilgst.

Vai pietiek ar trokšņu slāpēšanas austiņām?

Austiņas palīdz tam, kurš tās valkā, taču nesamazina troksni, ko rada runājošais cilvēks. Turklāt visu dienu valkāt austiņas nav ērti. Tās der kā papildu līdzeklis, bet neaizstāj telpas plānošanu un akustiskos risinājumus.

Vai akustiskās starpsienas starp galdiem palīdz zvanu laikā?

Jā, ja tās ir pietiekami augstas un izgatavotas no skaņu absorbējoša materiāla. Starpsienas aiztur daļu tiešās skaņas, kas izplatās uz blakus darba vietām, taču vislabāk darbojas kopā ar akustiskajiem griestiem vai sienu paneļiem, kas samazina atbalsi visā telpā.

Ko darīt, ja birojā nav vietas atsevišķām telpām?

Vienvietīga sarunu kabīne aizņem aptuveni vienu kvadrātmetru un tiek uzstādīta bez būvdarbiem. Var ierīkot arī daļēji privātas vietas ar augstas atzveltnes dīvāniem vai krēsliem, bet aktīvo zonu no klusās nodalīt ar piekaramām starpsienām.

Vai akustisko kabīni var pārvietot, ja mainās biroja izkārtojums?

Visbiežāk jā. Akustiskās kabīnes ir saliekamas, tāpēc tās var izjaukt un pārvietot uz citu vietu vai pat citu biroju. Plānojot jauno vietu, jāparedz elektrības pieslēgums un pietiekami daudz brīvas vietas ap kabīni, lai darbotos ventilācija.